Как грамотно организовать тендер и выбрать надёжного подрядчика
8 декабря 2025
Шаг 1. Конкурс
Первым делом каждый претендент проходит процедуру аккредитации, проверяя соответствие своего пакета документов установленным требованиям торговой площадки и законодательства. Стандартный комплект бумаг включает:
- Устав и учредительный договор компании, свидетельства ИНН и ОГРН, свежую выписку из ЕГРЮЛ;
- Финансовую отчетность (бухгалтерские балансы, декларации о доходах и расходах за последний квартал и прошедший год);
- Техническое предложение с подробным описанием характеристик объекта, срока исполнения контракта, порядка расчетов и общей цены проекта;
- Документы, подтверждающие квалификацию (портфель реализованных проектов, копии ранее заключенных договоров), а для госучреждений дополнительно запрашиваются справки о количестве успешно выполненных контрактов, средней сумме сделки и отсутствие долгов перед бюджетом.
Некоторые заказчики игнорируют важность тщательной аккредитации, хотя именно этот этап позволяет заранее исключить недобросовестных поставщиков услуг.
Шаг 2. Выбор подрядчика
Организатор устанавливает четкий график приема заявок и их последующего рассмотрения, определяя критерии отбора победителя.
Выбор по минимальной цене
Чаще всего проводится процедура торгов на снижение стоимости (редукцион), где победителем признается участник с наиболее выгодным ценовым предложением. Однако подобный подход таит серьезную проблему — риск ценового демпинга. Некоторые претенденты сознательно снижают расценки, лишь бы победить, но впоследствии сталкиваются с нехваткой бюджета и невозможностью соблюдать сроки.
Процедура допуска к таким торгам упрощенная, что открывает доступ малому бизнесу и новичкам рынка. Уже после выбора исполнителя сложно проверить его квалификацию, ведь подать заявку можно и без предварительного подтверждения опыта.
Молодые фирмы, плохо оценивая объемы предстоящих работ, предлагают низкие цены, надеясь быстро закрепиться на рынке. Их привлекательность теряется, когда обнаруживаются непредвиденные затраты, вынуждая увеличивать бюджет и продлевать сроки завершения проекта.
Оценка по опыту подрядчика
Многие государственные ведомства выбирают подрядчиков исходя из баланса двух факторов: цена (50%) и опыт компании на рынке (50%). Здесь важно учитывать производственные мощности, кадровый потенциал и наличие лицензий на соответствующие виды деятельности, такие как проектирование, строительство и обследование инженерных коммуникаций.
Дополнительно некоторые типы работ, например, вблизи памятников истории и природы, требуют особого подхода и специальных разрешений от Министерства культуры и МЧС на обслуживание противопожарных систем.
Такой подход существенно снижает вероятность завышенных рисков, так как приоритет отдаётся квалифицированным исполнителям, имеющим доказанный профессиональный опыт.
Тендеры по схеме Design & Build
Особенность схемы design & build состоит в совмещении всех этапов реализации проекта — начиная от проектирования и заканчивая вводом объекта в эксплуатацию — в рамках одной компании. Параллельное выполнение работ ускоряет процесс и снижает общие издержки.
Однако участникам тендеров доступна лишь начальная документация, вроде эскизного проекта и первоначального технического задания, что затрудняет точную оценку затрат и приводит к расхождениям в предложениях участников.
При правильном применении схема предполагает минимальное вмешательство заказчика, поскольку вся коммуникация ведется с единственным поставщиком услуг. Однако при недостаточной специализации подрядчика возможны проблемы, и организатору придется самому вмешиваться в процесс, что противоречит самой идее единого оператора (design & build).
Шаг 3. Проектирование
Чтобы избежать ошибок и повысить эффективность тендера, заранее составьте детальное техническое задание и ведомость объемов работ. Без полных документов многие конкурсанты создадут неправильные сметные расчеты, вследствие чего их предложения будут отличаться друг от друга по цене, вплоть до двукратного разброса. Часть компаний вообще откажется подавать заявки, сократив потенциальное число участников примерно на 80%.
Техническое задание должно содержать подробную информацию о закупаемом товаре: наименование, количество, сроки доставки, размеры и упаковку продукции. Приведем пример: если один участник включил установку пожарной сигнализации в смету, а другой обошёл стороной этот пункт, то второе предложение окажется дешевле, но приведет к росту расходов в дальнейшем, поскольку необходимость установки сигнализации всё равно возникнет.
Оформляйте техническое задание чётко и подробно, чтобы получить максимальное количество адекватных заявок — около 90%, исключив предложения с заведомо низкими ценами и найдя оптимального подрядчика.
Шаг 4. Строительство
Продолжительность строительства варьируется в зависимости от назначения объекта:
- Офисное помещение:
Сначала разрабатывается уникальный дизайн-проект, чтобы избежать стандартных интерьерных решений. Процесс создания индивидуального проекта занимает от 1,5 до 3 месяцев. Сам строительный этап продолжается от 4 до 6 месяцев, причем длительность зависит от масштаба работ и особенностей объекта.
- Коммерческое помещение:
Создание проекта длится приблизительно 3 месяца. Если речь идет о небольших торговых точках, сроки сокращаются до полутора месяцев. При наличии готовых дизайнов оформление документации займет от 2 до 4 недель. Строительство коммерческих площадей обычно занимает около полугода.
- Новое здание:
Первоначально подрядчик создает инженерные чертежи, что занимает около 2 месяцев. Затем проект направляется на экспертизу, продолжительность которой составляет около месяца (государственная или частная проверка). Эксперты оценивают надежность конструкций, соблюдение норм пожарной безопасности, правильность размещения электрических сетей и кондиционеров. Следующие три месяца подрядчик собирает необходимые документы. Завершается процесс этапом строительства, продолжительностью от 2 до 3 месяцев.
ИТОГ: Как получить надежное предложение!?
Проведение аккредитации компаний помогает выявить лучшие предложения по ценам. Ключевыми критериями оценки должны быть портфолио, рыночная репутация, отзывы предыдущих клиентов и наличие обязательных лицензий. Первоначальным фактором выбора станет профессионализм, а не стоимость услуг.
Отобрав 5–10 перспективных кандидатов, целесообразно начать конкурсные торги. Такой подход позволит отсечь неподготовленных подрядчиков и минимизировать финансовые потери.
Стоит учесть, что крупные игроки рынка иногда выходят за пределы привычного ценового диапазона. Имея свободные производственные мощности, опытные подрядчики нередко снижают тарифы, чтобы заполнить простой оборудования. Подобное решение позволяет предложить выгодные условия крупным игрокам, готовым качественно выполнить контракт. Риск в данном случае минимален.
Фокусируйте внимание на кандидатах, способствующих успешной реализации проекта. Иногда крупная компания, не заинтересованная в конкретном заказе, выставляет высокую цену, а менее опытный игрок стремится показать свою конкурентоспособность и готов предлагать самые выгодные условия. Опыт не всегда определяет успех проекта, важнее нацеленность кандидата на выполнение конкретной задачи.
